Первинка сама заходить у 1С/BAS, бухгалтер лише підтверджує
Агент бере на себе набивання первинки: читає документ, перевіряє його арифметикою і вашими довідниками, створює чернетку у вашій 1С/BAS, а бухгалтер переглядає і проводить.
Покроковий показ- до 40 хв
- ручна перевірка одного документа постачальника сьогодні
- ≈1 цент
- робота моделі над документом у 1,5 сторінки
- ≈20 с
- на документ у демо первинки
FinDesk для ФОП працює у продакшні, контур ТОВ на демо-стенді
- Як зараз
Накладні, акти і рахунки приходять поштою, через ЕДО, фотографіями з магазинів і від водіїв. Бухгалтер відкриває кожен документ, шукає контрагента, договір, склад і картку номенклатури та вводить рядки руками.
- У чому складність
Ручна перевірка одного документа займає до 40 хвилин, назви постачальника розходяться з вашим довідником, частина документів приходить без складу або з розмитою ціною. Обсяг росте швидше за штат, а помилки виходять на поверхню аж під час звірки.
- Питання, яке ставлять
Як завести первинку в 1С/BAS так, щоб бухгалтер лише підтверджував, облік лишався у вашій системі, а кожне поле мало видиме джерело?
Чому це працює
Кожна цифра має документ-джерело і перевірку формулою
Модель лише читає поля зі скана. Далі код перемножує кількість на ціну, складає рядки, рахує ПДВ 20% і звіряє з підсумком; розмита ціна 7,85 з упевненістю 71% підтверджується арифметикою до копійки (умовний приклад з демо FinDesk для ТОВ, сценарій «Під капотом 1»).
Результат потрапляє у ваш облік, проводить людина
Агент створює документ «Надходження товарів і послуг» зі статусом чернетки у вашій 1С або BAS через стандартний обмін, ваш імпорт або проміжну базу. Проводки і залишки формує ваша система за своїми налаштуваннями.
Зіставлення з вашими довідниками вчиться на відповідях ваших людей
Для рядка, під який підходять дві з 40 карток болтів, агент питає бухгалтера в месенджері з варіантами в один клік, а відповідь записує правилом з автором і датою. Наступна накладна з таким рядком проходить без питання.
Підхід уже в пілоті на даних клієнтів
Мережа приватних шкіл у пілоті: договір зі скана стає документом в 1С після підтвердження людини. Фінансовий департамент агрохолдингу тестує кабінет обліку на своїх файлах.
Що агент робить крок за кроком
- 1Агент забирає документи з окремої скриньки, ЕДО (Вчасно, M.E.Doc) з правом читання, чату в месенджері або спільної теки зі сканами.
- 2Модель читає поля документа і ставить кожному впевненість і місце на сторінці; сумнівне поле позначається.
- 3Код перевіряє арифметику: кількість на ціну, суму рядків, ПДВ і підсумок. Розбіжність відправляє рядок людині з причиною.
- 4Контрагент, договір, склад і картки номенклатури беруться з ваших довідників: за кодом постачальника, за ознаками з назви і за правилами, які записали ваші бухгалтери.
- 5Коли бракує реквізиту або підходять дві картки, агент питає відповідального в кабінеті, поштою або в месенджері і продовжує інші документи.
- 6У вашій 1С або BAS зʼявляється чернетка документа зі сканом у вкладенні; бухгалтер відкриває звичну форму і натискає «Провести».
- 7Журнал документа показує для кожного поля джерело: скан (сторінка, рядок), довідник, правило або відповідь людини.
Де рішення лишається за людиною
- Проведення документа робить бухгалтер; автоматичне проведення вмикається лише за правилом, яке ви погодили після пілоту.
- Нову картку номенклатури або нового контрагента агент готує, рішення про заведення приймає людина.
- Поведінку агента змінюють лише правила, підтверджені вашими людьми; кожне правило вимикається одним кліком.
- Для паперу, який погано читається, агент просить повторне фото або скан, такий документ іде людині.
Як почати
- день 1
Надішліть 3-5 реальних документів різних типів і вивантаження довідників як є: фото, PDF, скани
- тиждень 1
Бриф «Обробка первинних документів» і опис рішення: які документи, звідки беремо, куди пишемо, де агент питає людину
- тиждень 2-3
Налаштування на копії бази і перевірка на вашій історії: агент проганяє вже проведені документи, кожна розбіжність розбирається
- тиждень 4-8
Паралельний місяць: агент готує чернетки, ваші люди проводять і порівнюють, далі робота на бойовому потоці
Надішліть вивантаження або опис процесу як є: таблиці, скріни, чернетки. Ми нормалізуємо дані самі і покажемо цей сценарій на ваших цифрах.
Описати задачуЩо питають найчастіше
Куди потрапляє результат: у наш облік чи лишається у вас?
У ваш облік. Агент створює чернетку документа у вашій 1С або BAS, бухгалтер проводить її у своїй базі. Кабінет Initask показує, що зробив агент, і тримає його питання та правила.
З якими обліковими системами ви інтегруєтесь?
1С і BAS через стандартний обмін, ваш наявний імпорт або проміжну базу; ЕДО Вчасно і M.E.Doc з правом читання; пошта, месенджери, спільні теки. Інша ERP підключається тим самим шляхом: через її обмін або імпорт документів.
Як агент обере картку номенклатури, якщо у нас 40 видів болтів?
Спершу за таблицею відповідностей кодів постачальника, далі за ознаками з назви (діаметр, довжина, покриття, стандарт, клас) і за історією закупівель. Якщо лишаються дві картки, агент питає бухгалтера, і відповідь стає правилом.
Що робить агент, коли бракує обовʼязкового реквізиту?
Бере його з правила, яке записали ваші люди (наприклад, склад для конкретного постачальника), або питає відповідального з посиланням на скан. Поки питання відкрите, інші документи йдуть далі; без відповіді 4 робочі години агент нагадує.
Чому агент не вигадає цифру?
Модель лише читає поля, суми рахує і звіряє код: кількість на ціну, рядки, ПДВ, підсумок. Кожне поле в журналі має джерело: сторінку і рядок скана, довідник, правило або відповідь людини.
Більшість документів паперові, фото низької якості. Це спрацює?
Агент читає фото з телефона і пачки сканів одним файлом. Розмите поле він перевіряє арифметикою, а документ, який не читається, повертає відправнику з проханням перефотографувати. Для оцінки просимо 3-5 реальних фото як є.
Скільки коштує проведення документа і це вся ціна?
Ціна складається рядками: робота моделі близько 1 цента на документ у 1,5 сторінки, підписка на агента під ключ (сервер, моніторинг, супровід) за обсягом, рахуємо за брифом, налаштування та інтеграція одноразово годинами за ставкою $35. Точні рядки рахуємо за брифом.
Де зберігаються дані і як безпечно підключитись до бойової бази?
Облік лишається у вашій системі. Старт іде на копії бази або вивантаженнях, агент працює під технічним користувачем з правами, які ви видали, доступ до ЕДО йде по токену, який ви відкликаєте. За вимогою модель розгортається у вашому контурі.
Живі демо
Поруч у цьому напрямі
Акти звірки, взаєморозрахунки і дебіторкаЗвірка актів за хвилини, і кожна цифра спирається на документ
AI-бухгалтер для ФОП і бухгалтерських компанійБільше ФОП на одного бухгалтера: виписка сама стає декларацією
Банківські виписки: рознесення і звірка з банкамиВиписки всіх банків рознесені до 07:00, спірне з адресатом